MKG logo
Inloggen

Hoe registreer je afroeporders van klanten?

Stuurt je klant afroeporders waarvoor je niet direct weet hoeveel en per wanneer deze worden afgenomen? In dit artikel lees je hoe je dit soort orders in MKG kunt registreren, zonder het overzicht te verliezen.

 

 

 

Let op!
Dit artikel is vooral bedoeld als richtinggevend advies, want specifieke situaties kunnen altijd nog vragen om andere aandachtspunten. Voor dit advies nemen we bepaalde uitgangspunten aan. Wijkt jouw situatie hiervan af, dan kun je altijd contact opnemen met het MKG3-team.

 

 

Uitgangspunten die we hebben gehanteerd bij het opstellen van dit artikel:

  • De klant is bekend.
  • De totale afname per periode (jaar) is bekend.
  • Er gaat geen offerte vooraf aan de afroeporder (en anders is het nog mogelijk om deze aan de verkooporder te koppelen).
  • Alleen noodzakelijke invulvelden worden behandeld in dit artikel. Velden die niet worden benoemd, mogen desgewenst worden gevuld met extra informatie. Maar dit is niet noodzakelijk om de afroeporder in MKG te registreren.
  • Overzicht wordt behouden door de registratie vanuit 1 centrale verkooporder.

Het is mogelijk dat de aantallen van tussentijdse afnames wel bekend zijn of niet bekend zijn. De stappen die je moet doorlopen, zijn hier afhankelijk van. Kies in het stappenplan dus de situatie die voor jou van toepassing is. 

 

Stappenplan voor het registreren van afroeporders

1 Open de module Verkooporders en klik op Nieuwe order om een verkooporder te maken voor de betreffende klant.
2 Zet in het veld Uw referentie (of Uw ordernummer) een tekst die duidelijk maakt het om een afroeporder gaat. Bijvoorbeeld: ‘Afroep [jaartal]’.
3 Laat het veld Leverdatum bewust leeg of vul de laatste dag van het jaar in.

 

Klik op de situatie die voor jou van toepassing is om de passende vervolgstappen uit te vouwen:

Situatie 1: Aantallen van tussentijdse afnames zijn niet bekend

 

4 Vul voor elk artikel in de afroeporder een aparte verkooporderregel in met de gegevens die op dat moment bekend zijn:
  • Artikel of Omschrijving: Vul in een van deze velden de betreffende artikelcode of -omschrijving in. Je kunt overwegen om, wanneer relevant, ook een tekeningnummer toe te voegen
  • Orderaantal: Noteer hier het totaal af te roepen aantal in dit jaar.
  • Leverdatum: Laat dit veld bewust leeg of vul de laatste dag van het jaar in.
5 Zodra de aantallen wel bekend zijn, kun je een extra orderregel voor hetzelfde product aanmaken in dezelfde verkooporder, met daarin het af te nemen orderaantal en de afgesproken leverdatum. Verminder dan het totale jaarlijkse orderaantal met de afgesproken afname. Bijvoorbeeld: als er op jaarbasis 100 stuks worden afgenomen, dan verminder je die verkooporderregel met het orderaantal dat daadwerkelijk geleverd gaat worden. Als er 10 stuks worden geleverd, wordt het jaarlijkse orderaantal dus 90.
6 Herhaal deze stappen voor elke afname, zodat je in dezelfde order een overzicht behoud van wat er nog geleverd moet worden (en wat al geleverd is).
7 Maak een productieorder aan om de afgeroepen aantallen te kunnen produceren en andere voorbereidingen te kunnen doen (denk aan materiaalinkoop). Start de productie voor de hele serie vanuit de orderregel voor de jaarafname. Alleen zolang de aantallen nog niet gereedgemeld zijn, kan de reservering worden verwijderd en opnieuw worden gekoppeld (vanuit de productieorder). Je kunt ook voor elke orderregel een eigen productieorder aanmaken voor het betreffende aantal. Dan hoeven er geen extra handelingen in MKG te worden uitgevoerd, maar dat kan alleen als de productietijd dat toelaat.

 

Situatie 2: Aantallen van tussentijdse afnames zijn wel bekend

 

4 Vul voor elk artikel in de afroeporder een aparte verkooporderregel in met de gegevens die op dat moment bekend zijn:
  • Artikel of Omschrijving: Vul in een van deze velden de betreffende artikelcode of -omschrijving in. Je kunt overwegen om, wanneer relevant, ook een tekeningnummer toe te voegen
  • Orderaantal: Noteer hier het totaal af te roepen aantal per keer/levering. Voorbeeld: In totaal worden er 100 stuks door de klant afgeroepen in het jaar. Per kwartaal worden er 25 stuks afgenomen. In MKG maak je dan 4 verkooporderregels aan met op elke regel 25 stuks als orderaantal.
  • Leverdatum: Vul de datum of periode in die met de klant is afgesproken voor de levering (bijvoorbeeld de eerste dag van het nieuwe kwartaal).
5 Maak een productieorder aan om de afgeroepen aantallen te kunnen produceren en andere voorbereidingen te kunnen doen (denk aan materiaalinkoop). Verzamel eventueel meerdere orderregels van hetzelfde product om in een keer een serie te produceren. Alleen zolang de aantallen nog niet gereedgemeld zijn, kan de reservering worden verwijderd en opnieuw worden gekoppeld (vanuit de productieorder). Je kunt ook voor elke orderregel een eigen productieorder aanmaken voor het betreffende aantal. Dan hoeven er geen extra ontkoppelhandelingen in MKG te worden uitgevoerd en kun je tussentijds al afsluiten.

 

 

 

Tip!
Wordt het aantal afroeporders meer, of moet je voorraad beschikbaar hebben en op elk moment en inzicht in de voorraadstand, dan is het wellicht een optie om over te stappen naar MKG5. Neem dan contact op met team Verkoop.

 

 

verkooporderregelleverdatumverkooporderheaderorderaantalverkooporder aanmaken