Hoe kies je de vorm van urenregistratie die bij je bedrijf past?

Rechtstreeks naar de beslisboom voor urenregistratie

Wat is digitale urenregistratie?

Het is belangrijk om goed zicht te houden op de gemaakte uren van je medewerkers. Deze uren kun je handmatig invoeren en registreren in MKG, maar het is ook mogelijk om de gehele urenregistratie digitaal te laten verlopen.

De digitale urenregistratie in MKG3 is opgebouwd uit een aantal niveaus:

1. Uren van medewerkers bijhouden: Je kunt de begin- en eindtijden of de totaaltijden van medewerkers registreren, bijvoorbeeld om te zien hoeveel uren er gefactureerd moeten worden op een project.
2. Uren boeken op productieorders: Je kunt uren boeken op orders, zodat de nacalculatie per project zichtbaar wordt.
3. Gereedmelden van bewerkingen: Je kunt bewerkingen gereedmelden die in een productieorder voorkomen, zodat je inzicht krijgt in de actuele status van de productieorder.

Hoe dieper je wilt gaan met je urenregistratie, hoe uitgebreider de mogelijkheden voor urenregistratie worden.

Welke factoren zijn belangrijk?

Het is belangrijk om eerst in kaart te brengen wat je precies wilt registreren. Wil je alleen de uren van je medewerkers bijhouden of wil je hun uren ook direct op productieorders boeken? Op basis van je behoeften zijn er verschillende opties waaruit je kunt kiezen en factoren waar je rekening mee moet houden:

Type software

• MKG Office: Dit is de reguliere MKG ERP-omgeving die door medewerkers wordt gebruikt op een werkplek met een pc. Gebruikers hebben hierin toegang tot alle gebruikelijke MKG-modules.
• MKG Shop Floor: Dit is de omgeving die op de werkvloer (de ‘shop floor’) wordt gebruikt op een pc of een tablet. Deze omgeving maakt daarmee de digitale opties van de urenregistratie mogelijk. De Shop Floor heeft eigen schermen en communiceert met de reguliere omgeving van MKG, maar staat daar wel los van.
• MKG App: Dit is de omgeving voor de digitale urenregistratie die uitsluitend is gemaakt voor mobiele telefoons die apps kunnen installeren. De app heeft eigen schermen en communiceert met de reguliere omgeving van MKG, maar staat daar wel los van.

Type registratie

• Handmatige urenregistratie: Hiermee kan een MKG-gebruiker handmatig uren invoeren (via de reguliere MKG Office-licentie op een pc, in de module Urenregistratie). Dit kunnen aanwezigheidsuren zijn, maar gebruikers kunnen ook de tijd op een productieorder invoeren. Deze registratie wordt altijd achteraf gedaan en nooit in real time.
• Aanwezigheidsregistratie (Attendance-licentie): Met deze licentievariant is het alleen mogelijk om begin- en eindtijden door medewerkers te laten registreren. Dat kan via MKG Shop Floor of de MKG App op alle compatibele toestellen. Deze manier van registratie is dus altijd in real time.
• Digitale urenregistratie: Dit is de meest uitgebreide vorm van de urenregistratie. Hiermee kunnen alle medewerkers op de werkvloer uren registreren in real time, via een pc, tablet of smartphone. Dat kan via MKG Shop Floor of de MKG App.

Type toestel

Het is mogelijk om te kiezen tussen verschillende toestellen waarop de registratie wordt uitgevoerd. Welk toestel het meest geschikt is, is afhankelijk van je situatie. Dit zijn de opties:

• Pc
• Tablet
• Smartphone

Raadpleeg de beslisboom voor de voor- en nadelen per type toestel. Als je een tablet wilt gebruiken, vind je hier onze aanbevelingen voor tabletspecificaties.

Welke varianten van urenregistratie zijn er?

Welke extra opties zijn er?

Het is mogelijk om gebruik te maken van een handscanner die de productieorders eenvoudig kan scannen (barcode of QR-code). Dit is echter niet verplicht, omdat je de productieorders ook handmatig op het scherm kunt opzoeken en selecteren. Een handscanner biedt alleen toegevoegde waarde als je voor de urenregistratie gebruikmaakt van een pc.

Druppels of andere aanmeldmogelijkheden, zoals pasjes, kunnen alleen worden toegepast in combinatie met MKG5.

Wat zijn de kosten?

Voor het gebruik van MKG worden per maand abonnementskosten in rekening gebracht, ongeacht de software, het type registratie en het toestel dat je kiest. Abonnementsgelden worden altijd per gebruiker berekend. Voor elke medewerker die zelfstandig een urenrecord moet kunnen klokken, worden dus licentiekosten per maand berekend.

Elke licentie voor MKG Office bevat automatisch een licentie voor de Shop Floor. Gebruikers die MKG Office gebruiken, hebben dus ook standaard toegang tot de MKG Shop Floor. Voor elke medewerker die géén licentie heeft voor het reguliere gebruik van MKG, is er een ‘losse’ (Shop Floor- of App-)licentie nodig die extra wordt berekend.

Houd daarnaast rekening met eenmalige inrichtingskosten (ongeveer 1 tot 2 uur tegen het actuele uurtarief) om je MKG-omgeving klaar te maken om uren te boeken en te verwerken. Deze kosten zijn niet afhankelijk van je gekozen software, registratietype en toestel.

Indien gewenst is extra uitleg door een consultant (op afstand of op locatie) ook mogelijk. De eenmalige inrichtingskosten kunnen bovendien worden verrekend in een dagdeel van consultancy. Alle benodigde voorbereidingen worden dan gedaan en daarna wordt er nog een korte uitleg gegeven. Ga hierbij uit van 1 dagdeel (ongeveer 3,5 uur) tegen het actuele uurtarief.

Verder kunnen er aanschafkosten van toepassing zijn als je voor je gekozen manier nieuwe toestellen moet aanschaffen.

De beslisboom

Als je op de knop hieronder klikt, ga je naar de beslisboom voor urenregistratie in MKG3. In deze beslisboom vind je verschillende vragen. Kies steeds het antwoord dat het beste aansluit op jouw situatie. Je wordt dan geleid naar de manier van urenregistratie die voor jouw situatie het beste werkt. De beslisboom biedt alleen korte vragen en compacte antwoorden. Het kan dus handig zijn om dit artikel erbij te houden voor meer gedetailleerde informatie over alle opties.

Beslisboom urenregistratie MKG3